Partir en vacances entre amis, rester économe… et garder ses amis!

L’article qui suit est un article invité de mon amie Claire-Lise. Elle nous raconte son expérience des voyages en groupes d’amis. Après tous les articles sur la rentrée, ça va nous faire du bien de changer un peu ! Bonne lecture donc de cet article qui aurait pu aussi s’intituler : comment partir en vacances avec ses amis sans se fâcher à mort.

Partir en vacances entre amis, c’est à coup sur des soirées folles, des expériences folkloriques et des souvenirs impérissables. Mais ajoutez « économie » et « petit budget« , et vous vous rendrez bien vite compte que ce cocktail déjà bien épicé prend une tournure plutot explosive. Vous pensez connaitre vos amis? Attendez-vous à découvrir que leur conception d’un « petit budget » n’est pas exactement la même que la votre.

C’est ce qui m’est arrivé à plusieurs reprises en tout cas, ce qui m’a permis d’établir quelques règles de bases afin d’y laisser un minimum de plumes!

Principe numéro un : les bons comptes font les bons amis

A moins d’être bien sur de vous et de vos amis, oubliez les « pots communs« . Voyager petit budget, c’est être attentif à vos dépenses tout en sachant vous faire plaisir. Soyez certains que lorsqu’il s’agira de remarquer que « Untel a mangé une entrée, un plat de résistance et un dessert alors que je n’ai commandé qu’une salade », nous avons tous l’oeil surprenament acéré. Évitez les discussions qui n’en finissent pas : chacun paye ses dépenses et votre amitié ne s’en portera que mieux.

Principe numéro deux : éviter les mauvaises surprises et faire un budget prévisionnel

Le but est d’éviter qu’au beau milieu de votre planning minutieux et bien préparé, Machin vous regarde de cet air ennuyé bien familier de celui qui ne sait pas comment vous dire que cette activité que vous avez prévu, réservé et pour laquelle vous vous réjouissez tant, ne convient finalement pas à son budget a lui.

D’abord, préparer et réserver à l’avance. Quand on voyage en groupe, on organise aussi en groupe. D’après mon expérience, (qui inclut deux heures de palabres, quelques bières et trois kilos de carbonaras) si vous voulez pouvoir partir dans l’année qui suit, il vaut mieux qu’une unique personne prenne les choses en main. Ce n’est pas toujours vrai, donc dans la mesure du possible, tentez de prendre les décisions en groupe, pour éviter des changements de dernière minute couteux.

Voici ce qu’on peut typiquement faire en avance :

L’avion : Bien que les variations des tarifs de billets ne soient pas linéaires et fonction du temps, réserver très en avance permet souvent d’avoir de meilleurs prix. Il n’y a pas de secret, Google et les divers comparateurs en ligne sont nos amis. Pas de solution miracle non plus : il faut trouver un compromis entre confort, durée du trajet et tarif. Les compagnies « low-cost » semblent alléchante, mais on peut aussi préférer ne pas passer 40 heures à faire Paris-Los Angeles quand le vol direct n’en fait que 10.

  • Une petite astuce : Quand vous achetez un billet d’avion, une partie du prix correspond aux « frais de parking », que l’aéroport fait payer a la compagnie pour stationnement de l’avion sur leur tarmac. Ces frais variant suivant l’aéroport, et vous pourrez avoir quelques bonnes surprises en tentant un autre point de départ. Charles de Gaulle, par exemple, est un aéroport particulièrement couteux. Si par exemple vous habitez dans l’est, jetez donc un coup d’oeil aux départs de Frankfort, ce n’est pas si loin!

Les moyens de transport : Une fois qu’un beau et souvent cher billet d’avion nous aura garanti que nous n’irons pas en Chine à pieds, pensons déplacements.

  • La location de voiture : Se pointer chez un loueur de voiture sans prévenir n’est pas la meilleure facon de faire des économies. Le mieux c’est encore de réserver en avance la/les voiture(s) qui présenteront le meilleur rapport taille/prix, surtout si vous êtes en groupe. Là aussi, les loueurs « low cost » font des offres alléchantes, mais restez méfiants. Assurez-vous que vous pouvez accéder à l’agence de location facilement et gratuitement (navettes ou agence directement dans l’aéroport). Les compagnies un peu louches peuvent certes être moins chères, mais tenter de vous arnaquer à la moindre éraflure en prélevant une caution que vous ne reverrez jamais. Pensez également à vous assurer que le kilométrage est illimité, ou bien intégrez ces frais supplémentaires dans vos estimations. Vous paierez également un supplément si 1) vous avez moins de 25 ans (si vous voyagez avec des amis et que l’un d’eux a plus de 25 ans, choisissez le comme conducteur désigné) 2) vous enregistrez plusieurs conducteurs sur la voiture (si vous envisagez de faire un road trip et de vous relayer au volant par exemple) 3) si vous prenez votre voiture à une agence mais la rendez ailleurs.Petite astuce : Les loueurs de voitures tenteront tout pour vous convaincre que rouler sans assurance c’est très dangereux. Leurs « package » assurances étant très couteux, pensez à vous renseigner au préalable. Avec un peu de chance, vous avez déjà une assurance qui vous couvre dans le cas d’une location de voiture. C’est inclus par exemple sur certains types de cartes bancaires (les cartes premiers entre autres), mais à condition que la voiture louée ait été payée avec ladite carte et qu’aucune autre assurance n’ait été contractée auprès du loueur. Dans tous les cas, soyez attentif pour éviter de vous faire plumer au moindre pépin.
  • Les moyens de transport alternatifs :A pied, en vélo, en train, en bus… Tous vous permettront de faire quelques petites économies. Pensez aux compagnies de bus « longues distances » qui sont une bonne alternative au train. Rappelez vous aussi que dans des pays comme l’Australie ou les Etats-Unis, ou les distances a parcourir sont souvent plus grandes, l’avion low-cost est bien mieux implanté et donc moins cher qu’en France! Pensez à faire une petite recherche Google sur les compagnies locales, vous pourriez être agréablement surpris.
  • Les moyens de transport à partir des aéroports : On trouve parfois des navettes au départ des aéroports et qui vous conduiront ou vous le souhaitez pour un tarif assez avantageux. Que ce soit des navettes qui circulent a intervalles réguliers ou des navettes a précommander, renseignez-vous avant. Vous trouverez ce genre d’infos sur le net en y mettant un peu de bonne volonté. Prenez garde aux navettes réservées à votre arrivée : assurez vous qu’ils vous attendront ou vous rembourseront si jamais votre avion atterrit avec du retard!
  • Le taxi : Toujours plus cher que tous les moyens de transports énoncés ci-dessus, à considérer comme une solution de secours!

Les hôtels : En pays non-francophone, le mot-clef est « backpacker ». Cela vise aussi bien les auberges de jeunesse que les hôtels pas cher. Pensez aux bed&breakfast, aux chambres d’hôtes (pas forcément très courant dans tous les pays), aux motels. Les guides comme le Routard sont un bon point de départ, que de longues recherches Google complèteront parfaitement (c’est par ailleurs une vérité universelle qui vaut aussi pour les points sus-cités)

  • Petits trucs à ne pas oublier quand vous cherchez un bon plan :
    Le parking : si vous êtes en voiture, assurez-vous qu’il y ait un parking facile et gratuit!

    Le petit-déjeuner
     : Si, comme moi, vous ne faites jamais l’impasse sur un petit déjeuner, assurez-vous qu’il soit inclus dans le prix de la chambre. Dans le cas contraire, soyez certains que prendre un petit-déjeuner payant dans un hotel est forcément une arnaque de l’ordre de 10euros le café+croissant (pas a volonté). Si vous n’avez pas le choix, je conseille vivement de prévoir à l’avance soit le jeune, soit un plan de secours.Dans le même esprit : ne commandez jamais un repas dans votre chambre, car les hotels se font une marge plus que conséquente de ce coté-là. Et qui dit marge dit que vous pourriez manger au moins aussi bien et pour moins cher ailleurs.La proximité : si votre hotel n’est pas loin d’un arrêt de bus, d’une ligne de tram ou de ce que vous voulez visiter, c’est votre portefeuille qui sera content!L’aéroport : un hotel pas loin d’un aéroport propose souvent une navette gratuite. En pays anglophone, cela s’appelle une « complimentary shuttle ». Ces navettes peuvent soit effectuer des rotations régulières, soit être appelées sur votre demande (dans ce cas et si vous voulez bénéficier de ce service à votre arrivée, il vaut mieux avoir un téléphone qui fonctionne à l’étranger!).

La meilleure facon de procéder, je pense, lorsqu’on voyage en groupe, est d’effectuer votre petite recherche de votre côté et tout seul. Pour chaque étape, constituez une liste de deux ou trois hébergements qui conviennent au mieux à vos critères. Inutile de suggérer un hôtel qui sera forcement au-dessus de vos moyens, donc éliminez-les d’entrée. Puisqu’il s’agit de vos amis et que vous les connaissez probablement bien, essayez de cerner leur budget, leurs intérêts, bref, leur profil. Dans le doute, proposez une option « haut-de-gamme » un peu plus chère mais plus sympa (et toujours dans vos moyens) et une option « cheap » mais respectant vos exigences minimum de confort (si vous en avez). Ainsi, si vos amis souhaitent voyager encore plus budget que vous, ils auront la possibilité de le faire tout en évitant de devoir expliciter leur situation financière, ce que certains peuvent trouver humiliant.

Laissez ensuite vos amis choisir parmi les possibilités que vous avez présélectionnées, en fonction de leurs critères à eux. Ils peuvent bien entendu trouver une solution alternative que vous n’aviez pas envisagée, mais dans l’ensemble, ils vous seront probablement reconnaissants de leur avoir mâché le travail.

Les repas : Ne sous-estimez pas votre budget repas! Vous êtes en vacances, vous aurez forcément envie de vous faire plaisir et c’est normal. Par contre, faire quelques courses dans un supermarché et en profiter pour préparer un pique-nique à l’occasion vous permettra de faire quelques économies faciles.

Les souvenirs : Il est difficile d’évaluer ce que vous allez ramener de vacances. Vous pouvez aussi bien revenir les mains vides mais la tête pleine de souvenirs, ou bien en profiter pour faire le plein en futurs cadeaux de noel pour toute la famille. Vous seuls êtes en mesure de faire cette estimation. Estimez, ensuite arrondissez largement. Les premières fois, il y a cher à parier que ce ne sera pas suffisant.

La marge aléatoire : Une fois calculée l’estimation finale du cout total du voyage, ajouter une marge pour tous les imprévus. Puis arrondir au supérieur. Les tentatives d’estimation précise sont toujours trop faibles. Dites vous bien que le but est de pouvoir voyager l’esprit tranquille, en sachant que vous n’êtes pas en train de piocher dans vos belles économies! Une fois cela fait, vous aurez tout loisir de surveiller malgré tout vos dépenses, et peut-être même la satisfaction de ne pas avoir dépensé tout votre budget.

  • NOTE : ce dernier conseil est destiné aux gens qui, comme moi, ne sont pas tres dépensiers. Si vous êtes plutot du genre à dépenser le moindre sou que vous avez en poche, il vaut peut-être mieux évaluer votre budget a la baisse…

Un petit mot sur les cartes bancaires et les paiements hors-UE

A moins que vous ayiez un compte international a votre disposition, les paiements (ou retraits) hors UE vous seront facturés par votre banque. De manière générale, vous allez y laisser des plumes, mais vous pouvez tenter d’en laisser le moins possible.

La facon dont les banques procèdent est généralement la suivante : à chaque opération, ils prélèvent un montant fixe (souvent de l’ordre de 2-3euros) plus un pourcentage du montant de l’opération (de l’ordre de 2-3%). Vous avez donc toujours intérêt à payer en liquide et retirer de grosses sommes aux distributeurs pour amortir au mieux les frais fixes! D’ou l’intérêt d’évaluer le plus précisément possible vos dépenses : s’il vous reste de l’argent que vous voulez reconvertir en euros, les agents de change se feront un plaisir de vous offrir le taux le plus éloigne possible du taux de change officiel de la bourse!

aintenant que le budget complet est établi, le planning vacances est préparé et les valises sont bouclées, il est temps de partir. Vous êtes fin prêts, à bloc, enthousiaste, aveugle et sourd à tout ce qui n’obéit pas aux principes nommés Détente, Profiter et S’amuser.

Mais voila un point noir à l’horizon. Qui dit vacances de groupe, dit dépenses communes. Et qui dit dépenses communes dit décomptes compliqués et additions qui n’en finissent plus. Même si vous aimez les maths, ce n’est pas forcément ainsi que vous envisagiez vos vacances, et pourtant, repousser l’échéance des décomptes est le meilleur moyen de vous fâcher avec vos amis parce que « untel n’a pas remboursé ce qu’il me devait », etc…

Faire ses comptes

Voici une petite méthode que j’applique personnellement et qui a l’avantage d’être simple et infaillible.

Le matériel nécessaire : un stylo. Si vous n’êtes pas très bon en calcul mental, prévoyez du papier supplémentaire pour poser vos additions, voire une petite calculatrice de poche. Si vous aimez transporter votre ipad, votre smartphone ou même votre ordinateur en vacances, Excel est votre ami.

Procédez ensuite ainsi :

  • Gardez TOUTES les factures qui impliquent des dépenses communes. Si par exemple Untel a payé son café lui-même et qu’il l’a bu tout seul, cela ne compte pas comme une dépense commune. Si A a avance de l’argent à B qui l’a remboursé dans l’heure qui a suivit, cela ne compte pas non plus comme une dépense commune.
  • Prévoyez une petite demi-heure le soir pour faire les comptes. Il vaut mieux de manière générale qu’une seule personne s’y colle, ou vous risquez vraiment la prise de tête. Si ce n’est pas vous, pensez à la personne qui le fait pour vous, et ne l’isolez pas du groupe. Ce n’est pas très drôle de faire des calculs pendant une demi-heure tous les soirs, alors soyez reconnaissants!

Les Étapes

ÉTAPE 1: Prendre toutes les factures d’une journée. Ce qui est bien c’est que les factures sont souvent de grands morceaux de papier avec plein de truc inutiles écrits dessus et vierges au dos. Faites les comptes directement dessus, vous économiserez du papier et sauverez la foret amazonienne…

Pour les factures de restaurant (exemple le plus courant et souvent le plus complexe, mais ça marche avec tout), notez à coté de chaque élément les initiales de celui qui l’a commandé. Ensuite, au dos, faites rapidement un petit récapitulatif de ce que chaque individu concerné par cette facture a commandé. Il ne doit donc figurer QUE ce que chacun aurait du payer et cela doit donc ressembler à :

Pierre doit : 20euros
Paul doit : 17euros
Jacques doit : 18euros
Agathe(qui est au régime) doit: 11euros
Moi doit : 14euros

Si vous voyagez avec un couple, pensez à leur demander s’ils préfèrent que vous les comptiez comme une seule entité (si par exemple ils ont leurs finances en commun) ou deux (si chacun gère son budget).

S’il y a un pourboire ou des taxes séparées, le plus simple est de les diviser équitablement entre tous les individus présents. Si vous êtes un puriste, vous pouvez vous renseigner sur les taxes (quel pourcentage) et calculer au pro-rata la part de chacun. Comme cela se compte souvent en centimes, j’ai tendance à préférer la simple division.

Ensuite, faites le décompte SÉPARÉ de qui a paye combien. Si vous le faites le jour même, cela devrait être assez frais dans votre mémoire. Sinon, demandez confirmation à vos amis, ils devraient se rappeler de leurs dépenses du jour.

Cela devrait ressembler par exemple à :

Pierre a payé : 20euros
Paul a payé : 10euros
Jacques a payé : 30euros
Agathe a payé : 10euros
Moi a payé : 10euros

Pour les autres dépenses (du style essence), ce calcul se bornera à diviser le montant par le nombre de personne pour savoir ce que chacun doit. Ensuite, noter qui a payé.

Faites cela pour TOUTES les dépenses communes du jour (incluant l’hôtel si besoin).

 

ÉTAPE 2: Calculez les totaux « intermédiaires ». Chaque personne (ou couple si vous les comptez comme une entité) doit être associe à deux totaux :

  • ce qu’il devait payer (ce qu’il doit)
  • ce qu’il a effectivement payé

 

ÉTAPE3 : Vous avez donc maintenant deux chiffres pour chaque personne : un qui dit ce qu’il a payé, l’autre qui dit ce qu’il aurait du payer. Il va falloir soustraire l’un à l’autre.

Vous pouvez effectuer la soustraction dans le sens que vous voulez, mais une fois le sens choisi, vous DEVEZ vous y tenir. En ce qui me concerne, je préfère soustraire le montant qui aurait du être payé à celui qui a été effectivement payé. Ainsi, les gens qui ont payé plus (et doivent être remboursés) sont en positif, ceux qui ont paye moins (et doivent rembourser) sont en négatif.

Vous allez donc faire, pour Pierre, Paul, Jacques, Agathe et vous-même :

TOTAL = « Ce que j’ai payé »- »ce que j’aurais du payer »

Si ce chiffre et positif, la personne a trop payé et doit recevoir de l’argent. S’il est négatif, la personne n’a pas assez payé et doit donner de l’argent. En un coup d’œil, vous pourrez au moins déterminer cela. Le chiffre lui-même (en valeur absolue) vous indique le montant qui doit être soit donné soit reçu.

Un exemple : a la fin d’une longue journée ponctuée de nombreux achats :

TOTAL Pierre : -50euros
TOTAL Paul : +100euros
TOTAL Jacques : -40euros
TOTAL Agathe : -20euros
TOTAL vous : +10euros

Et maintenant, voila la meilleure partie de cette méthode. Calculé ainsi, les sommes à recevoir ou à donner sont totalement indépendantes! Dans l’exemple ci-dessus, Paul et vous devez recevoir de l’argent, mais peu importe qu’il vous soit donné par Jacques, Pierre ou Agathe! Organisez les échanges comme vous le souhaitez, du moment qu’au final, Pierre a bien débourse 50 euros, Paul a bien reçu 100 euros, Jacques et Agathe on bien donné respectivement 40 et 20 euros, et vous avez bien reçu 10 euros.

Une fois cela fait, vous êtes quittes!

Quelques petites complications peuvent survenir si des remboursements partiels ont eu lieu. Dans ce cas, c’est juste l’affaire d’une étape de plus.

Par exemple, toujours pour l’exemple ci-dessus, admettons que Pierre ait au cours de la journée, donné 20 euros a Paul. Les nouveaux totaux incluant remboursements partiels sont donc :

TOTAL Pierre : -30euros
TOTAL Paul : +80euros
TOTAL Jacques : -40euros
TOTAL Agathe : -20euros
TOTAL vous : +10euros

Si vous comptez faire des remboursements partiels en cours de séjours puis un calcul plus complet en fin de séjour, je vous conseille d’arriver à cette étape d’un total (positif ou négatif) par personne et par jour. C’est très facile à manipuler.

Ainsi, en fin de séjour, il vous suffira d’additionner tous les totaux journaliers pour chaque personne. Par exemple, imaginons que les totaux de Pierre sont :

Jour1 : -30euros
Jour2 : +100euros
Jour3 : 0
Jour4 : -10euros
Jour5 : +50euros

Au final, le total pour le séjour de Pierre sera :

-30 + 100 + (-10) + 50 = 110euros

Ce total étant positif, Pierre a trop payé et doit être remboursé.

Sinon, vous pouvez directement vous arrêter à l’étape 2 et appliquer l’étape 3 une seule fois tout à la fin de votre séjour!

Comment vérifier vos calculs?

Les décomptes doivent toujours avoir une somme nulle. Mais encore faut-il savoir de quelle addition on parle. Bon nombre d’erreur proviennent du fait que vous additionnez des choses qui ne vont pas ensembles, et dans ce cas, forcement, le total ne fera pas zéro et ce sera bien normal!

Les petites vérifications que vous pouvez effectuer :

  • la somme des totaux de l’Étape 3 doit TOUJOURS être nulle!
  • dans l’étape 1, la somme de ce que chacun doit est égale à la somme de ce que chacun a payé.
  • dans le doute, n’hésitez pas à reprendre tous vos calculs du début pour voir si vous arrivez au même résultat!

Malgré tout, le sage a dit « les comptes sont toujours justes mais ne sont jamais exacts!« . En l’occurrence, les arrondis et les troncatures risquent de fausser vos calculs (de quelques centimes, certes, mais au final, lorsque votre calcul de vérification ne tombera pas sur zéro, vous ne saurez pas dire si c’est normal ou non, grave ou non). Pensez-y et arrangez (un peu) les valeurs pour vous faciliter la vie (j’ai bien dit faciliter, pas arnaquer!).

Enfin, si vous appliquez ma méthode à la lettre et utilisez le papier à votre disposition, c’est à dire les dos de factures, vous allez vite vous retrouver avec une pile de petits papiers couverts d’addition et de totaux plus obscurs les uns que les autres. Dans tous les cas, n’écrivez JAMAIS une addition ou un tableau de totaux sans préciser sur le papier de quoi il s’agit ainsi que la date du jour concerné! Si vous êtes juste en train de poser une addition à la va-vite, jetez le papier après pour ne pas vous embrouiller!

 

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